Belső ellenőrzés buktatta le a négy éven át tartó csalást

Egy floridai szállodában lezajlott eset rávilágít a bérszámfejtési folyamatok és a személyzeti nyilvántartások szigorú ellenőrzésének szükségességére. A szálloda házvezetői osztályának vezetője négy éven keresztül két fiktív alkalmazottat, úgynevezett „szellemalkalmazottat” szerepeltetett a bérlistán, ezzel összesen 470 ezer dolláros kárt okozva a vállalkozásnak.

A leleplezés körülményei

A visszaélésre egy újonnan kinevezett általános igazgatóhelyettes (AGM) derített fényt, aki munkába állásának első napján szúrópróbaszerűen ellenőrizte az I-9-es (munkavállapotfelmérő dokumentumokat. A vizsgálat során feltűnt, hogy a két érintett munkavállaló személyi aktája hiányos, és a hozzájuk tartozó adatok nem egyeznek a valósággal. A házvezetői vezető a bérszámfejtési rendszerhez való hozzáférési jogosultságait használta fel arra, hogy a fiktív személyeknek járó fizetéseket saját számlájára irányítsa.

Tanulságok a szállodavezetés számára

Az eset rámutat arra, hogy a szállodai operációban a bérszámfejtés és a HR-adminisztráció közötti kommunikáció hiánya komoly kockázati tényező. A szakértők szerint a hasonló visszaélések elkerülése érdekében az alábbi kontrollmechanizmusok alkalmazása elengedhetetlen:

  • Rendszeres belső audit: A bérlisták és a ténylegesen munkát végző személyzet összevetése független ellenőrök által.
  • Hozzáférési jogosultságok korlátozása: A bérszámfejtési adatok módosítását csak a HR és a pénzügyi osztály együttes jóváhagyásával szabad engedélyezni.
  • I-9 dokumentáció naprakészsége: A munkavállalói jogosultságokat igazoló dokumentumok rendszeres felülvizsgálata nem csupán jogi kötelezettség, hanem a belső csalások megelőzésének eszköze is.

A floridai szálloda példája intő jel minden olyan üzemeltető számára, aki túlzott bizalmat szavaz az egyes osztályvezetőknek a bérszámfejtési folyamatokban. A hatékony belső kontrollrendszer hiánya hosszú távon jelentős pénzügyi és reputációs veszteséget okozhat a vendéglátóipari egységeknek.

Épp ami érdekel, pont amikor olvasnál… jelezd a Google felé, hogy a EVENTEM hírei érdekesek számodra.

Forrás: https://www.hospitalitynet.org/opinion/4134160/the-chapter-8-the-payroll-the-gm-never-read