Íme néhány, a rendezvényszervezési iparágra jellemző buktató. 

Az ügyfél igényeinek félreértése. Ha az ügyfele konzervatív üzleti megbeszélést szeretne, ön pedig egy Roaring Twenties tematikájú partit ad, akkor bajban van. Bár ez egy szélsőséges példa, ne feledje, hogy a sikeres Gála Eseményszervező" alt="céges rendezvény party btl ügynökség Gála Eseményszervező" rel="noopener noreferrer" target="_blank">rendezvény megszervezéséhez részletesen ismernie kell ügyfele minden igényét.

A szállítók vagy a helyszín rossz megválasztása. Végezze el a házi feladatát. Szerződjön megbízható, jó hírű szállítókkal, akik pontosan megfelelnek ügyfelei igényeinek. Ha az ételszállítója borzalmas ételt szolgál fel, akkor az az ételszállító hibája, hogy nem tud főzni. Azonban Ön az, aki a felbérlésről döntött, így Ön viseli a felelősséget. Legyen biztos benne, hogy számíthat a szállítóira. Alaposan vizsgálja meg az eladókat.

Az Ön és csapata közötti koordináció hiánya. Győződjön meg róla, hogy együttműködő, „jól olajozott” csapat (alkalmazottak, beszállítók és ideiglenes alkalmazottak) veszi körül, és hogy mindenki tisztában van a saját szerepével a rendezvény lebonyolításában. Ismeri a mondást – csak annyira jó, mint a leggyengébb láncszem. Kerülje a gyenge láncszemeket!

Pontatlan becslések. A becsléseknek a lehető legpontosabbnak kell lenniük. Ha a rendezvények messze túllépik a költségvetést, ügyfelei végül több pénzt fizethetnek, mint amennyit megengedhetnek maguknak. Az ügyfelek úgy érezhetik, hogy „átverték” őket, ha az eredeti becslésnél lényegesen magasabb összeggel számolnak. Ha viszont következetesen a becsléseken belül vagy azok alatt teljesít, akkor a költségek pontatlanul becsült költségei miatt költséget fog enni, amit nem tud továbbadni az ügyfeleknek, és ez egy gyors módja annak, hogy megállítsa a vállalkozását.

A költségek nem megfelelő ellenőrzése. Használjon ki minden ésszerű lehetőséget a megtakarításra. Figyeljen oda, hogy hová megy a pénz. Hasonlítsa össze a költségeket, és válasszon bölcsen. Rossz pénzforgalom. Az egyik leghatékonyabb módja ennek ellensúlyozására az ügyfélbetétek megkövetelése.

Nem megfelelő biztosítás. Győződjön meg róla, hogy elegendő biztosítást köt, hogy megvédje magát arra az esetre, ha valami baj történne egy rendezvényen. A legtöbb tervező körülbelül 1 millió dollár felelősségbiztosítást köt. Ha nem rendelkezik elegendő megfelelő biztosítással, és ha perbe keveredik, csődbe mehet.

Rossz ügyfélszolgálat. A rendezvényszervezés aranyszabálya, hogy a rendezvényt jól kell csinálni. Nancy Lavin, egy vagyonkezelő cég regionális alelnöke több száz rendezvényre bérelt rendezvényszervezőket. „Megértem, ha a nagy rendezvényeken problémák merülnek fel” – mondja. „A teljes üzletet azonban a rossz kiszolgálás jelenti.”

Most, hogy már ismer néhány olyan problémát, amely alááshatja a rendezvényszervezési vállalkozást, legyen résen a veszélyt jelző jelekre. Ha elég gyorsan reagál, megelőzheti a pénzügyi katasztrófát.

A hatékony hibaelhárítás nagy része az Ön kezében van, és egyszerűen abból áll, hogy megfelelő előkészületeket tesz. Minden esemény előtt szánjon néhány percet arra, hogy átgondolja a „mi lenne, ha” eseteket, és tervezzen válságkezelési stratégiákat a munkatársaival. Próbálja meg előre látni, hogy hol merülhetnek fel problémák, és tervezzen ezekre. Ez a stratégia lehet olyan egyszerű, mint az esemény sikere szempontjából kritikus erőforrások biztonsági mentése. Ne feledje, hogy az előre nem látható, nem befolyásolható körülmények kezelésének legjobb módja, ha a lehető legrugalmasabb marad, és hajlandó új stratégiákat kipróbálni.

Épp ami érdekel, pont amikor olvasnál… jelezd a Google felé, hogy a EVENTEM hírei érdekesek számodra.

Forrás: https://eventem.hu/a-rendezvenyszervezes-sikerreceptje/