Egy Gála Eseményszervező" alt="céges rendezvény party btl ügynökség Gála Eseményszervező" rel="noopener noreferrer" target="_blank">rendezvény megtervezése hihetetlenül stresszes feladat lehet bárki számára – függetlenül attól, hogy milyen szintű szakértelemmel rendelkezik. Még a legtapasztaltabb veteránok is számolhatnak (és számolniuk is kell) az út során felmerülő bukkanókkal, mert ez a munka természetéből fakad. Bár bizonyos akadályok elkerülhetetlenek, sok közülük a megfelelő ismeretekkel nagyrészt megelőzhető. És kitől lehetne jobban tanulni, mint azoktól, akik már saját bőrükön tapasztalták? Megkerestük a szakértőket, hogy tippeket és trükköket találjunk a rendezvényszervezéshez, amelyek segítségével profi módon intézheti a dolgokat.
Tipp #1: Tartsd fenn a kommunikációt az összes érintett fél között
Mona Desai, a Peerspace különleges rendezvényekért felelős menedzsere szerint ez azt jelenti, hogy pontosan tudnod kell, hogy a helyszín, a szállítók és a döntéshozók milyen feladatokért felelősek, és gondoskodnod kell arról, hogy mindenki más is ugyanazon az oldalon álljon. „Az egyértelmű kommunikáció és az egyes személyek szerepének alapos megértése kulcsfontosságú ahhoz, hogy elkerüljük a részletek elcsúszását” – mondta. Ebbe beletartozik az is, hogy már a kezdetektől fogva világosan ismertessük a felelősségi köröket.
Tipp #2: Ismerd a közönséget
Stephanie Thomas, a Demandbase vezető területi marketingmenedzsere szerint a helyszínnek tükröznie kell, hogy ki vesz részt a rendezvényen. „Ha a felsővezetői szintű címek vonzása a cél, akkor olyan helyszínt kell választani, amely megragadja a figyelmüket” – mondta. „Ezek olyan emberek, akik gyakran járnak ötcsillagos helyszínekre, ezért az esemény megtervezésekor több szempontot kell figyelembe venni.”
Tipp #3: Ne a Cost/co-elvet alkalmazd
Mona tapasztalatai alapján az új rendezvényszervezők gyakran használják a „Cost/co-gondolkodásmódot”, és nem ismerik fel, hogy a hosszabb vendéglista jellemzően magasabb költségekkel jár. De ne hagyja, hogy ez elriassza attól, hogy a lehető legemlékezetesebb eseményt szervezze meg – csak okosabban kell bánni a felesleges kiadásokkal.
Tipp #4: Tartsd magad a költségvetéshez
A rendezvényed költségvetése lényegében az alapod – ez diktálja, hogy mi lehetséges és mi nem a tervezési folyamat során. Mona szerint az a legfontosabb, hogy hogyan osztod be a költségvetésedet (pl. helyszín, catering, szórakozás és egyéb díjak). Ne feledje, hogy már a kezdetektől fogva figyelembe kell vennie az összes lehetséges költséget, hogy elkerülje, hogy a végén az eredeti becslést messze meghaladó összeggel kelljen számolnia.
Tipp #5: Készíts több vázlatot a rendezvény idővonaláról
Ha az ügyfél által preferált eseményfolyam és az esemény napjának részletei alapján elkészítesz egy idővonalat, az lehetővé teszi a zökkenőmentes kommunikációt közted és a fő szállítóid között – mondta Jessica Carrillo az Art & Soul Events-től. Fogja ezt az első tervezetet, és állapítsa meg az étel- és italkiszolgálás idejét az ételszállítóval. Miután ezeket a részleteket megerősítették, küldje el a második tervezetet a fotósának, és ismételje meg a folyamatot, szükség szerint módosítva. „Ezek az ütemtervek általában könnyedén áramlanak, mert mindenkinek volt lehetősége a hibaelhárításra és az aggályok kifejezésére, még mielőtt azok felmerülnének” – mondta Jessica.
Tipp #6: Készíts napirendet – még akkor is, ha az esemény nem feltétlenül igényel ilyet
Mona megosztotta, hogy bár sok vállalati ünnepi partinak és ünnepi eseménynek nincs meghatározott napirendje, az esemény ütemtervének kialakítása létfontosságú. Kérdések, amelyeket érdemes szem előtt tartani: Mikor érkeznek a beszállítók? Ki a kapcsolattartó pont? Mikorra kell elkészülnie az ételnek? Mikor kell az élő zenekarnak helyet adni? És ha az eseményen sok a mozgó elem, akkor érdemes lehet akár percről percre elkészíteni a felállítások, az érkezések és minden más esemény menetrendjét.
Tipp #7: Készíts visszaigazolási ellenőrzőlistát
A rendezvényed előtti héten érdemes végigfutnod a rendezvényszervezési ellenőrzőlistádat, hogy megbizonyosodj arról, hogy te és minden érintett készen álltok. „Ennek egy részletes menetrendnek kell lennie az egyes szolgáltatások összes kapcsolattartójával, az összes szállítás és érkezés időzítésével, valamint a megerősített indulási/csomagolási részletekkel” – mondta Mona.
Tipp #8: Fontos a pontos kommunikáció!
Nem elég ismerni a logisztikát és az esemény részleteit; gondoskodnia kell arról, hogy mindenki más is tudja. A túlzott kommunikáció mindig jobb, mint a kommunikáció hiánya. „A paneles rendezvények esetében ez azt jelenti, hogy rendezzünk egy panel-előkészítő hívást a kérdések, a közönség és a napirend áttekintésére” – mondta Stephanie. Azt is javasolja, hogy a fontos információkat tegyük fel egy központi belső forrásra, „például egy wikire a vállalat intranetjén”, ahová a kérdéseket irányíthatjuk.
Tipp #9: Ne küldd ki túl későn a meghívókat
A vendégek elérhetőségét nagyrészt nem tudod befolyásolni, de egy dolgot tehetsz a részvétel ösztönzése érdekében, ha naprakészen követed a meghívókat és az RSVP visszaigazolásokat. „Nem mindenki ért az időbeosztása menedzseléséhez, ezért segítsd ki őket azzal, hogy az esemény naptárában meghívót adsz nekik az esemény minden részletével, valamint néhány nappal az esemény előtt emlékeztető e-mailt küldesz nekik – így nem maradnak le semmiről!” – mondta Elise Armitage, a Google rendezvényspecialistája és a What The Fab bloggere.
Tipp #10: Legyen egy mesterszerveződ
Konszolidáld az összes fontos részletet és visszaigazolást, akár az Asana, a Basecamp vagy egy Google-táblázat segítségével – mondta Elise. „Ha egy helyen van egy projektterved a fontos dátumokkal, feladatokkal (és a hozzájuk tartozó tulajdonosokkal és státuszukkal), a beszállítókkal való kapcsolattartással, a meghívottak listájával stb. sokkal könnyebbé teszi az életedet.” Emellett egy központosított dokumentum segít abban, hogy minden érintett ugyanazon az oldalon maradjon.
Tipp #11: Egyeztess a belső érdekelt felekkel
Stephanie szerint elengedhetetlen, hogy a belső munkatársak is naprakészek legyenek. Akár vezetői rendezvényt, akár marketing eseményt tervezel, a belső naptárban szereplő meghívók kiküldése az előkészítő hívásokról, a határidőkről és magáról az eseményről megakadályozza, hogy fontos döntések félresikerüljenek.
Tipp #12: Ne feledkezz meg a szemétszállítási szolgáltatásról sem
Ez egy gyakori újonc hiba, amitől Mona óva int. A rendezvényed nem akkor kezdődik és ér véget, amikor a vendégeid megérkeznek és távoznak. Vegyen figyelembe minden apró részletet a felállítástól és a sztrájktól a szemétszállításig, bár ezek a szolgáltatások néha benne vannak a helyszín díjában.
Épp ami érdekel, pont amikor olvasnál… jelezd a Google felé, hogy a EVENTEM hírei érdekesek számodra.
Forrás: https://eventem.hu/12-tipp-egyenesen-a-profiktol-rendezvenyszervezeshez-mit-csinalj-es-mit-ne/